1 البناء الفيزيقي للمؤسسة الإثنين يناير 31, 2011 8:20 pm
Abdou
عضو فعالالصلاحيات و المسؤوليات . ويعني هذا التعريف , أن المؤسسة تتكون من أفراد
يشغلون مراكز معينة , و كل مركز ترتبط به سلطات ومسؤوليات معينة . ويتحدد
البناء الفيزيقي للمؤسسة بالعلاقات المتبادلة بين المسؤوليات المرتبطة
بالمراكز المختلفة . ويؤدي تعاظم الحاجة في المؤسسات المختلفة إلى ظهور
تنوع في تنظيمات المؤسسة و لا يوجد نمط واحد من التصاميم أو الأبنية
الفيزيقية ملائمة لجميع المؤسسات و التنظيمات تختلف عن بعضها بعض على أساس
طبيعة المهمة المسندة إليها وتصمم التنظيمات المؤسسات كي تلائم المهمة
وصالحة وملائمة للمؤثرات الخارجية المحيطة بالعملية .
ويشمل
توزيع الأفراد على دراسة الوظائف و تحليلها وكذلك بناء أدوار الأفراد
وتنظيمهم و الغرض من ذلك إبراز أهمية العامل الإنساني و التأكيد عليه عند
تصميم آليات العمل وأنظمته للمؤسسات بهدف الوصول إلى أفضل انسجام أو
المواءمة بين الفرد و آليات العمل لبلوغ أفضل النتائج الممكنة للمؤسسة.
بناء التنظيمات و تطويرها :
البنية
الفيزيقية في المؤسسات لها تأثيرها البالغ في المؤسسة الأمر الذي يؤدي إلى
تمتع القادة في هذا النمط من المؤسسات بقدر كبير من الحرية , و لكننا
نتوقع منهم قدرا كبيرا من المبادرة , و تحمل المسؤولية , وهكذا فان معرفتنا
بخصائص البناء الفيزيقي تساعدنا على تحقيق فهم أفضل لما يصدر عن القادة من
سلوك .
مفهوم البناء الفيزيقي :
هو بناء السلطة في المؤسسات
الذي نراه جليا من خلال الرسم البياني للمؤسسات , بهدف مواكبة ما يطرأ من
تغييرات حولها . ولقد حان الآن موعد النظر إلى سلوك العمل من زاوية أكبر ,
وهي زاوية التنظيم , وسيمكننا هذا الجانب من دراسة و تأثر بنية التنظيم
ودينا ميتها في سلوك أعضائها باعتبارهم أفرادا , وكذلك سلوك جماعات العمل
فيها . وسنبدأ في كيفية تصميمها, و كيفية عملها , و العوامل التي تأثر على
أشكال البناء الفيزيقي المختلفة في السلوك داخل المؤسسات . لتطوير ومواكبة
التطورات الداخلية و الخارجية. التي يمكن أن تساعد في زيادة الإنتاجية في
المؤسسات.
النمط التقليدي في البناء الفيزيقي :
تتسم التنظيمات
النمط التقليدي في البناء الفيزيقي بطريقة رسمية , بتحديد الأدوار التي
يقوم بها الأفراد الذين ينتمون إليها , فهذه التنظيمات ترفض أي تجاوز
لقواعد العمل و الأدوار المرسومة مما يجعلها مستقرة , ومقاومة للتغير ,
ولهذا فان الأعمال و المكانة و السلطة تميل إلى أن تكون محددة بدقة في
التنظيمات التقليدية , وهذا يعني إن قسما كبيرا من سلوك العمل مقنن ضمن
إطار من الإرشادات و المعايير المحددة سلفا . وظهرت هذه التنظيمات
التقليدية عند نهاية القرن الماضي نتيجة حدوث ثورة تقنية أدت إلى زيادة
إنتاجية الآليات ونموها , و تطورها . ومع تعاظم حجم هذه الآليات كانت هناك
حاجة ماسة لوضع قواعد للعمل للتنسيق بين النشاطات المتباينة للأعضاء الذين
يتزايد عددهم باستمرار .
النمط البيروقراطي في البناء الفيزيقي :
البيروقراطية
: هي النموذج التقليدي في التنظيم . ويتميز عن غيره بتحديد للسلطة المرتبة
بطريقة هرمية ( هايراركية HIERACHY ) , كما أنه يتميز بوجود تعليمات صارمة
تحدد طرائق العمل , و كل ما يتصل بهي . وغالبا ما يتم تجسيد التنظيم
البيروقراطي على هيئة هرم . إذ نجد عددا قليلا من الأفراد الذين يتمتعون
بأكثر السلطات عند القمة . أما عند قاعدة الهرم , فنجد الأفراد الذين تقع
على كواهلهم مهمة تحقيق أهداف المؤسسات . و قام بتطوير مفهوم التنظيم
البيروقراطي عند بداية هذا القرن عالم الاجتماع الألماني ( ماكس فيبر Max
Weber ) الذي صاغ نظرية بناء التنظيمات التي تعتمد على السلطة ,و الرسمية (
فيبر 1947 ). وكان فيبر مشغولا بظاهرة الفوضى التي أخذت تعم التنظيمات
الكبيرة النامية . فهناك عدد قليل جدا من القواعد التي تحدد طرائق العمل , و
خطواته , وتصرفات الأفراد , بما في ذلك عمليات اختيار العاملين , وترقيتهم
, و الإجراءات العقابية الرادعة , وكان هدف ( فيبر ) إدخال الانضباط و
النظام في مواقع العمل من أجل زيادة الإنتاجية و فاعليتها . وهو يرى أن
التنظيمات البيروقراطية الحقة تتميز بخصائص ست : تقسيم العمل ( التخصص ) , و
تحديد دقيق للسلطة الهرمية , و إجراءات و قواعد رسمية , و عدم الاعتماد
على شخصية بعينا , و الكفاءة أساس قرارات الاختيار و التعيين في الوظائف ,
وتأكيد أهمية الاعتماد على الوثائق المكتوبة .
النمط التنفيذي / الاستشاري في البناء الفيزيقي :
أدى
تعاظم حجم المؤسسات وزيادة تعقيدها إلى ظهور تنوع على النمط البيروقراطي
التقليدي في التنظيم . و يتكون النموذج البيروقراطي الجديد ( التنفيذي /
الاستشاري ) من جماعتين من العاملين لكل منهما أهداف مختلفة.
المجموعة الأولى:
هي مجموعة المواجهة أو التنفيذ, أو الذين يقومون بتحقيق أهداف المؤسسة بطريقة مباشرة.
المجموعة الثانية :
فتتكون
من أفراد متخصصين يشغلون مناصب هدفها تقديم يد العون لمن يعملون على الخط
الأمامي. و في عالم المؤسسات المعقدة و الضخمة في أيامنا هذه , فان كثيرا
من الأفراد الذين يتولون مثل هذه المناصب لا علاقة لهم بأهداف مباشر .
فمثلا , نجد في المؤسسات عددا من العاملين لا علاقة لهم بالطريقة المباشرة
مثل من يقومون بأعمال المحاسبة , و الصيانة , و النظافة , و العلاقات
العامة , و حفظ ملفات العاملين , و الخدمات الإدارية للأفراد ………. الخ .
أنماط غير تقليدية في البناء الفيزيقي :
لا
تتميز النماذج الفيزيقية غير التقليدية بطرائق العمل المحدد بدقة بالغة
كما هي حال النموذج الفيزيقي التقليدي , كما أن هذه الحالة تنطبق على ما
يقوم بهي أعضاؤها من أدوار , ونجد نتيجة لذلك , أن هذه النماذج الحديثة في
التنظيم أكثر مرونة من غيرها, لأنها لا تتضمن ترتيبا هرميا جامدا للسلطة . و
بصفة عامة, فان التنظيمات غير التقليدية لديها عدد أقل من العاملين
بالمقارنة مع التنظيمات التقليدية, و نجد أحيانا وحدات صغيرة تابعة
لتنظيمات تقليدية أكبر منها بكثير . فمثلا قد نجد في المؤسسات الكبيرة ذو
التنظيم التقليدي تعتمد إلى إنشاء قسم صغير جدا هدفه تصميم التنظيمات
للمؤسسة.
البناء الفيزيقي و البيئة المحيطة :
إن البناء الفيزيقي
للمؤسسة قد يتأثر إلى حد كبير بنوعية التقنية المستخدمة . لكننا سنرى فيما
يلي أن عناصر في البيئة المحيطة تمارس أحيانا قدرا من التأثير و الضغط على
آليات العمل للمؤسسات , فتؤثر في طرائق عملها وتنظيمها . و من الأمثلة على
هذه العوامل الظروف الاقتصادية, وحاجات المؤسسة, ووفرة المواد الأولية,
وتوافر القوى البشرية العاملة. وفي هذا الصدد قام ( لورنس , ولورتش )
بتطوير نموذج موقفي لبناء تنظيمي يتناول كيفية ملائمة التنظيم للظروف
البيئة المتغيرة , وأكدا أن قدرة المؤسسة على التلاؤم مع الظروف المتغيرة
تعتمد إلى حد كبير على عمليتين هما : التمايز , و التكامل . و يشير التمايز
إلى أجزاء المؤسسة الواحدة و ما بينها من فوارق, الأمر الذي يجعلها معقدة
لأنها مركبة من أجزاء عديدة, و متباينة. وهنا لابد من أن نضع بالاعتبار عدد
المؤسسات الفرعية التابعة, و ما لدى القادة من توجيهات, إستراتيجية ,
بالإضافة إلى أهداف المؤسسة . أما التقارب و التكامل, فيشير إلى مقدار
التعاون بين أقسام المؤسسة وفروعها و إدارتها, وفعاليته. وكلما أصبحت
البيئة المحيطة أكثر عرضة للتغيرات العاصفة , زادت المؤسسة ما لديها من
تمايز و تكامل لتجعل من تركيب وضعها الداخلي , وتعقيده أمرا مناسبا لتركيب
الوضع الخارجي المحيط .
ومن أبسط الأمثلة على ما نقول :
مؤسسة
بيع بوساطة البريد لديها ثلاثة مراكز فقط . نجد في المركز الأول مدير
المؤسسة و صلاحياته أعلى من صلاحيات من يشغلون المركزين الآخرين . وتتضمن
مسؤوليات المدير اختيار شراء السلع و البضائع التي سيتم بيعها , كما انه
المسؤول عن الشؤون المالية.
أما المركز الثاني , فعمله خدمة التسويق , لأن مسؤولياته تشتمل على تصميم الإعلانات الخاصة